Je ne vous apprends certainement rien en disant que ces deux dernières années ont été éprouvantes. De mon côté, elles l’ont particulièrement été sur les plans affectif et psychologique, la perte d’êtres chers qui fait vivre l’une des expériences humaines les plus difficiles. J’ai dû laisser temporairement ma fonction de manager à Guerra Tech Hub et changer de ville. Cela m’a surtout permis de passer beaucoup de temps avec ma famille, de reprendre un mode de vie sain et de faire de l’exercice au moins 3 fois par semaine.
Ce fût également l’occasion de me remettre à ma grande passion : la rédaction web. J’ai lancé en début de cette année un nouveau service de rédaction web à la carte qui en quelques mois a connu une forte croissance. Au même moment, je m’étais remis aux études pour passer un master M2 en management de projets internationaux à l’Université Senghor (j’ai toujours rêvé d’avoir un diplôme en gestion de projets). Entre les cours (reprendre les études à cette étape de la vie n’est pas vraiment une tâche facile), les projets des clients et les projets personnels, je me suis vite retrouvé débordé.
Il fallait donc trouver rapidement une solution pour gérer tout ce stress. Après avoir testé de nombreux outils, suivi de nombreuses heures de vidéos YouTube 😅, j’ai fini par trouver ma méthode.
Vous avez le sentiment d’être débordé ? Vous avez une tonne de choses à faire et vous vous dites que vous n’aurez jamais suffisamment le temps pour tout accomplir ? Face à cette masse de travail, vous ne savez pas par où commencer ? Ma méthode COD pourrait peut-être vous aider à sortir la tête de l’eau pour tirer le meilleur parti de vos journée mieux apprécier le quotidien, même quand il est ultra chargé !
Nota bene. — La méthode que je m’apprête à vous expliquer dans cet article n’est pas une solution miracle. De nombreuses variables déterminent notre productivité globale. Les outils, les applications ou les astuces ne fonctionnent pas si vous n’avez pas le bon état d’esprit, car la productivité est avant tout un mode de vie.
Il s’agit d’obtenir un rendement maximal, de faire ce qu’il faut et de ne pas perdre de temps. Je pense que le rendement et le bonheur vont de pair.
Ma méthode COD pour une meilleure productivité au quotidien !
COD — Capture, Organize, Deep work!
Ma méthode COD est, en réalité, basée sur le “Building a Second Brain (BASB)”, un système de gestion des connaissances personnelles (Personal knowledge management — PKM en anglais) créé par l’expert en productivité Tiago Forte.
Le principe est simple : vous aider à libérer les ressources de votre cerveau en stockant vos notes, idées, tâches et projets dans un cerveau numérique externe. Vous n’aurez alors plus qu’à organiser tout ce qui a été stocké avant de passer à la gestion d’une tâche, une par une ;
d’où le Capture -> Organize -> Deep work.
Pour mettre en place mon système de productivité, je me suis basé sur tous les outils et applications que j’ai eu à utiliser au cours de mes expériences professionnelles et personnelles. Au final, ceux qui me permettent le mieux de mettre en oeuvre cette méthode au quotidien ne sont rien d’autre que :
Todoist
Utilisé par plus de 30 millions de personnes et d’équipes dans le monde, Todoist est un gestionnaire de tâches et une application de liste de tâches très simple, mais vraiment puissante.
J’utilise l’application dans sa version Pro (5 $ par mois ou 4 $, si vous optez pour un paiement annuel).
Notes
L’application qui permet de prendre des notes rapidement sur iPhone, iPad et Mac.
Coût : gratuit sur les appareils Apple.
Notion
Une application de prise de notes, de bases de données, des tableaux Kanban, de wikis, de calendriers et de rappels. C’est à la fois un idéateur et un wiki, qui est adapté aussi bien à un usage individuel qu’en collaboration avec d’autres.
J’utilise l’application dans sa version Individuel Pro (5 $ facturation mensuelle ou 4 $ par mois, pour une facturation annuelle).
Cron
Une application de calendrier nouvelle génération pour les professionnels et les équipes. Il faut souligner que Cron a été récemment acheté par Notion.
Il faut demander un accès à l’outil sur le site officiel : https://cron.com/.
Google Workspace
La suite d’outils et de logiciels de productivité de type Cloud computing et de groupware destinée aux professionnels, proposée par Google sous la forme d’un abonnement.
Sunsama
Sunsama est un outil qui vous guide dans votre planification quotidienne et vous aide à établir un ensemble d’objectifs ciblés et réalisables pour la journée. C’est la solution que j’ai trouvée la plus efficace pour faire du Deep work.
L’application coûte 16 $ par mois pour une facturation annuelle et 20 $ pour une facturation mensuelle.
Maintenant que nous avons les outils, passons à la méthode. Je voudrais souligner qu’il existe des alternatives pour chacun de ces outils. Ce sera donc à vous de faire votre choix en fonction de vos attentes et de vos goûts.
C pour Capture
La première étape de cette méthode consiste à récupérer toutes les idées, toutes les tâches… que vous devez sauvegarder immédiatement pour ne pas avoir à oublier plus tard. Les pensées et les idées sont éphémères. Elles passeront à travers les mailles du filet si vous ne les saisissez pas. D’où l’importance du choix de vos applications de prise de note et de gestionnaire de tâches.
À ce niveau, j’utilise Todoist et Notes qui sont des outils très simples, mais vraiment puissantes. Ils sont disponibles aussi bien sur mobile que sur PC. Que vous soyez dans les transports en commun, à la salle de gym… vous pouvez sauvegardez rapidement vos idées. Vous venez de recevoir un mail, grâce aux intégrations Todoist, vous pouvez le transformer en tâche à faire plus tard.
La puissance de Todoist réside dans le fait qu’il suffit de saisir par exemple “répondre au mail de David demain” et le tour est joué.
L’outil dispose également d’une extension Google Chrome pour sauvegarder en un clic une information importante que vous venez de voir sur Twitter, Medium…
Pour la prise de notes, l’application Notes sur les appareils Apple ou d’autres outils de prise de notes sont là pour vous aider aussi à enregistrer le flux d’informations. Adoptez l’état d’esprit d’un content curator et d’un créateur de contenu.
Si vous arrivez à mettre en place cette routine, vous aurez alors mis en place le “Second Brain” de Tiago Forte.
O pour Organize
La seconde du processus consiste tout simplement à organiser tout ce que vous avez eu à collecter comme données dans votre “Second Brain” ; autrement dit, au niveau des applications de prises de notes et de gestion de tâches.
À cette étape, j’utilise principalement 3 outils :
- Cron Calendar ;
- Notion ;
- Google Workspace.
Avec le calendrier, l’objectif est d’assigner les tâches enregistrées dans Todoist et Notes à une date donnée, avec une durée, une échéance et un rappel pour m’assurer de ne pas oublier. Pour me faciliter, j’ai tout simplement intégré mon Google Calendar avec mon adresse mail principale à Cron Calendar que j’aime beaucoup pour son interface et ses nombreuses fonctionnalités intéressantes. Toutes les tâches enregistrées dans Todoist, grâce à une intégration, peuvent être ajoutées et réorganisées dans mon application de calendrier.
Les autres applications comme Notion me permettent également, notamment grâce à des templates, d’organiser mes missions en ajoutant les détails qu’il faut dans un tableau de bord spécifique. J’ai commencé à aimer Notion quand j’ai découvert les templates ; depuis c’est devenu l’une des mes applications.
Sur Google Sheet, par exemple, j’ai l’habitude d’organiser les projets de mes clients.
D pour Deep work
Après avoir organisé tout ce que j’avais à faire, il ne me reste plus qu’à peaufiner mes journées de travail pour faire de Deep work.
Le Deep work (travail profond) est une méthode de productivité popularisée par
Cal Newport que j’ai découvert cette année. Cal Newport définit cette méthode de la façon suivante :
Le Deep Work est la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche difficile. C’est une compétence qui vous permet de maîtriser des informations compliquées et de produire de meilleurs résultats, un travail de qualité en moins de temps.
Cette une méthode qui consiste donc organiser ses tâches selon les priorités afin de se concentrer sur ce qui est vraiment important. Après, vous n’aurez alors plus qu’à structurer vos journées heure par heure :
Au début de chaque journée de travail, prenez une nouvelle page du carnet (avec des lignes) que vous destinez spécialement à cet usage. Au début de chaque ligne, indiquez une heure de la journée, et ce, jusqu’à ce que vous ayez couvert toutes vos heures de travail d’une journée type. Voici maintenant la partie importante : divisez les heures de la journée en plusieurs créneaux, auxquels vous affectez des activités.
Cal Newport
Et c’est là qu’intervient l’outil Sunsama, conçu pour vous guider dans votre planification quotidienne et vous aider à établir un ensemble d’objectifs ciblés et réalisables pour la journée.
La puissance de cet outil réside dans le fait que vous pouvez y intégrer de manière cohérente toutes vos applications de gestion des tâches, vos calendriers et vos applications de prises de notes.
Grâce à sa fonctionnalité planification quotidienne, vous pouvez organiser toutes les tâches enregistrées puis organisées précédemment afin d’avoir une vue “Deep Work”. Vous n’aurez alors plus qu’à utiliser les fonctionnalités “Focus” pour vous lancer sur une tâche.
La planification hebdomadaire est également idéale pour fixer des objectifs et passer en revue ce que vous avez fait (et n’avez pas fait) la semaine dernière, ainsi que pour reporter des tâches à la semaine suivante.
Voilà, vous avez maintenant une base pour vous lancer et tirer le meilleur parti de vos journées. Si vous avez d’autres méthodes de productivité n’hésitez pas à partager en commentaires !
Cet article a initialement été publié sur Medium
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